Contoh KPI (key performance indicators) untuk bidang SDM, marketing, finance, IT bisa didonwload disini.

Salah satunya kunci sukses sebuah perusahaan terletak pada kualitas performance management-nya. Sebab performance management pada hakikatnya merupakan suatu proses yang digunakan untuk melakukan identifikasi, mengukur, mengevaluasi, merancang perbaikan sekaligus memberikan penghargaan kepada karyawan yang memiliki performa terbaik.

Yang perlu Anda ketahui, performance management tidaklah sama dengan performance appraisal. Sebab performance appraisal hanyalah sebagai bagian dari performance management. Performance management juga bukanlah solusi untuk menyelesaikan berbagai permasalahan yang terjadi di perusahaan.

Namun demikian, keberadaan performance management sangatlah penting karena ia merupakan step penting yang harus dilalui bila sebuah perusahaan ingin meraih kesuksesan.
Sebuah performance management akan memberikan kontribusi penting berikut ini:

(1) Membantu menetapkan tujuan dengan jelas serta menunjukkan proses yang tepat yang diperlukan saat melakukan identifikasi, development, pengukuran serta pembahasan tujuan.

(2) Mendorong terciptanya iklim kerja yang berkompetisi karena masing-masing karyawan dimotivasi untuk melakukan pekerjaan sesuai dengan standar yang telah ditetapkan.

(3) Memberikan kejelasan arah bagi visi dan misi yang hendak dicapai oleh sebuah perusahaan.

(4) Terciptanya pola hubungan yang harmonis di dalam internal perusahaan, baik antara karyawan dengan atasan.

(5) Memotivasi self development.

(6) Membantu perusahaan untuk mencapai kesuksesan.

Ada empat hal penting yang harus disiapkan untuk mengaplikasikan performance management. Antara lain sebagai berikut:

(1) Tahap perencanaan
Pada tahap ini harus ditetapkan dengan jelas mengenai tujuan yang hendak dicapai oleh sebuah perusahaan, yakni mencakup target kualitas maupun kuantitas dari output yang dihasilkan. Tujuan yang ditetapkan harus memenuhi kaidah SMART, yakni Scientific, Measureable, Achiavable, Reliable, dan Time Bound. Penentuan tujuan harus mempertimbangkan seluruh aspek penting yang ada dalam perusahaan.

Contoh KPI (key performance indicators) untuk bidang SDM, marketing, finance, IT bisa didonwload disini.

(2) Tahap pengelolaan kinerja
Tahap ini merupakan realisasi dari tahapan sebelumnya. Artinya, rencana kerja yang telah dibuat sebelumnya harus bisa terealisasi dan bisa mencapai target yang telah ditetapkan. Pada tahap ini manajer memiliki peran yang sangat strategis.

Antara lain mencakup: (a) Memberikan bantuan yang bersifat praktis sesuai dengan kebutuhan; (b) Menjamin bahwa karyawan benar-benar telah memahami terhadap tujuan dan target yang hendak dicapai; (c) Memberikan training atau pelatihan sesuai dengan kebutuhan karyawan; (d) Menyesuaikan prioritas dan target bila sewaktu-waktu terjadi perubahan.

(3) Tahap penilaian
Tahapan ini diperlukan untuk melakukan evaluasi terhadap kinerja masing-masing karyawan untuk mengetahui apakah target telah tercapai ataukah belum

(4) Penghargaan
Karyawan berhak mendapatkan reward and punishment berdasarkan kinerja yang telah dicapai.

Contoh KPI (key performance indicators) untuk bidang SDM, marketing, finance, IT bisa didonwload disini.

Contoh KPI (key performance indicators) untuk bidang SDM, marketing, finance, IT bisa didonwload disini.

Sebab, performance appraisal pada dasarnya merupakan suatu kegiatan untuk memetakan potensi sumber daya manusia yang ada dalam suatu perusahaan. Sehingga pelaksanaannya harus mencerminkan kondisi riil yang terjadi di lapangan. Bila tidak demikian, akibatnya bisa fatal.

Hasil dari performance appraisal tidak bisa dijadikan rujukan bahkan tidak mampu memberikan kontribusi apa-apa bagi kemajuan sebuah perusahaan. Bahkan cenderung merugikan sejumlah pihak yang ada di dalamnya. Entah itu perusahaan, atasan ataupun karyawan.

Agar performance appraisal bisa memberikan umpan balik yang akurat dan relevan, Anda harus memahami terlebih dulu poin-poin penting penilaian yang terdapat di dalam performance appraisal. Antara lain meliputi:

(1) Kompetensi karyawan
Jenis kompetensi yang hendak dinilai bisa jadi berbeda pada masing-masing perusahaan. Jelasnya, pasti harus sejalan dengan visi dan misi yang dimiliki oleh perusahaan yang bersangkutan. Secara umum, kompetensi karyawan mencakup team work, kemampuan berkomunikasi, memecahkan permasalahan, perencanaan dan pengorganisasian.

Setelah jenis kompetensi telah didefinisikan, langkah selanjutnya adalah memberikan skala penilaian. Misalnya skala 1 untuk kategori buruk, 2 sedang, dan seterusnya. Pemberian skala ini hendaknya juga dilengkapi dengan deskripsi keadaan riil di lapangan sehingga bisa membantu menjelaskan kondisi yang sebenarnya sedang terjadi.

Contoh KPI (key performance indicators) untuk bidang SDM, marketing, finance, IT bisa didonwload disini.

(2) Performance (kinerja)

Kinerja karyawan selanjutnya juga dipetakan dan ditindaklanjuti dengan Key Performance Indicators.

Adapun metode yang sering digunakan dalam performance appraisal antara lain: (a) Metode rating, yakni dengan menggunakan skala, baik diskrit maupun kontinyu; (b) Metode critical insident, berisi tentang catatan kejadian yang dilakukan oleh karyawan beserta tanggal kejadiannya. Baik itu mencakup hal-hal yang positif maupun negatif; (c) Metode ranking, karyawan akan dirangking berdasarkan performanya. Dari yang terburuk hingga yang terbaik; (d) Metode perbandingan, setiap karyawan dibandingkan dengan masing-masing karyawan lainnya.

Dengan adanya performance appraisal maka perusahaan bisa menilai performa masing-masing karyawannya serta sejauh mana variasi yang terdapat di dalamnya. Sejumlah keuntungan yang bisa didapatkan dari penerapan performance appraisal antara lain sebagai berikut:

(1) Mendorong setiap karyawan bisa berprestasi lebih baik.
(2) Perusahaan mengetahui potensi yang dimiliki masing-masing karyawan.
(3) Adanya penghargaan terhadap karyawan yang memiliki prestasi bagus.
(4) Memberikan kesempatan untuk melakukan verifikasi terhadap data yang digunakan dalam performance appraisal.

Namun demikian, performance appraisal juga bisa memberikan sejumlah kerugian. Antara lain meliputi:

(1) Menimbulkan beban moral bagi karyawan yang performanya buruk. Bahkan mereka bisa patah semangat dan akhirnya memutuskan mengundurkan diri.
(2) Bisa memicu terjadinya protes bila dinilai prosedur penilaian tidak berjalan secara obyektif.
(3) Menciptakan iklim kerja yang tidak kondusif akibat adanya gab antar karyawan.

Contoh KPI (key performance indicators) untuk bidang SDM, marketing, finance, IT bisa didonwload disini.

Indikator merupakan suatu variabel yang digunakan untuk mengukur sebuah perubahan, baik secara langsung ataupun tidak langsung terhadap suatu kondisi. Sesuatu layak dijadikan sebagai indikator ketika memenuhi kriteria berikut ini:

Contoh KPI (key performance indicators) untuk bidang SDM, marketing, finance, IT bisa didonwload disini.

(1) Valid, yakni bisa digunakan untuk mengukur obyek yang hendak dinilai.

(2) Reliable, yakni bisa dipercaya. Artinya, mampu menunjukkan hasil yang konsisten ketika dilakukan pengulangan pengukuran baik saat ini maupun masa yang akan datang.

(3) Sensitif, yakni memiliki tingkat kepekaan yang tinggi ketika digunakan untuk mengukur sehingga bisa meminimalisasi jumlah indikator yang dibutuhkan.

(4) Spesifik, yakni memiliki cakupan yang jelas sehingga bisa mencegah terjadinya overlapping.

(5) Relevan, yakni berkaitan dengan obyek yang hendak diukur.

Ada beberapa jenis indikator. Di antaranya adalah indikator input, indikator proses, indikator output, dan indikator outcome. Indikator input meliputi sumberdaya manusia, sarana prasarana, dana, kebijakan, informasi, dll. Sedangkan indikator proses berupa monitoring pekerjaan yang sedang dilakukan. Adapun indikator output meliputi ukuran hasil yang telah dicapai, yakni mencakup pengetahuan dan perubahan perilaku akibat proses yang terjadi.

Oleh karena itu indikator output dikenal juga sebagai indikator efek. Yang terakhir adalah indikator outcome. Yakni indikator yang digunakan untuk mengetahui efek penerapan suatu kebijakan.

Adapun kinerja dapat dimaknai sebagai hasil pekerjaan yang bisa dicapai oleh seseorang sesuai dengan fungsi dan tugasnya. Kinerja mencakup dua aspek penting. Yakni kompetensi sumber daya manusia yang terlibat di dalamnya serta tingkat produktifitas yang dihasilkan. Beberapa faktor yang berperan penting dalam mempengaruhi kinerja seseorang antara lain berupa:

Pertama, faktor internal. Yakni mencakup: (1) Faktor individu. Misalnya kondisi keluarga, skill, dan pengalaman, dll. (2) Faktor psikis. Misalnya motivasi, persepsi, tingkat kepuasan, dll.

Kedua, faktor eksternal. Dalam hal ini adalah pihak perusahaan yang meliputi aspek manajemen, gaya kepemimpinan, desain kerja, dll.

Dari uraian di atas, indikator kinerja bisa dimaknai sebagai alat yang digunakan untuk mengukur pencapaian suatu target, baik dengan menggunakan ukuran kualitatif maupun ukuran kuantitatif. Dengan menggunakan indikator kinerja, suatu kinerja bisa dievaluasi apakah telah berhasil mencapai target yang telah ditentukan ataukah tidak.

Indikator kinerja memiliki sejumlah fungsi penting berikut ini:

(1) Sebagai dasar dalam menilai kinerja, baik yang masih dalam tahap perencanaan, pelaksanaan maupun sesudahnya.
(2) Sebagai indikator kemajuan yang telah dicapai oleh suatu team work dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
(3) Menjelaskan 3W (What, Who, When) + 1H (How) suatu pekerjaan.
(4) Menjadi bahan evaluasi kinerja.

Contoh KPI (key performance indicators) untuk bidang SDM, marketing, finance, IT bisa didonwload disini.

Contoh KPI (key performance indicators) untuk bidang SDM, marketing, finance, IT bisa didonwload disini.

Selama ini Key Performance Indicators digunakan untuk mengukur parameter kualitatif yang cenderung sulit pengukurannya. Misalnya kualitas kepemimpinan dan kepuasan pelanggan. Satu hal yang perlu Anda perhatikan, tidak semua matrik adalah Key Performance Indicators.

Perbedaannya terletak pada isi matriknya. Matrik Key Performance Indicators menjelaskan performa kinerja yang hendak dicapai oleh sebuah perusahaan serta langkah-langkah apa saja yang harus dilakukan untuk merealisasikan obyek strategi dari perusahaan tersebut.

Sebuah matrik dikatakan sebagai Key Performance Indicators ketika memenuhi kriteria berikut ini:

(1) Memiliki target. Yakni target apa yang hendak dicapai serta waktu yang diperkukan untuk meraih target tersebut.

(2) Berorientasi pada outcome. Jadi tidak sekedar output (hasil dari proses) sebab outcome berpengaruh secara signifikan.

(3) Memiliki nilai threshold (ambang batas). Yakni untuk membedakan antara nilai target dengan nilai aktual.

Key Performance Indicators memiliki peran penting bagi kemajuan sebuah perusahaan. Sebab, perusahaan akhirnya dintuntut memiliki visi dan misi yang jelas serta langkah praktis untuk merealisasikan tujuannya. Dan tidak sekedar itu saja, dengan Key Performance Indicators perusahaan bisa mengukur pencapaian performa kinerjanya. Apakah sudah sesuai ataukah belum sama sekali.

Karena Key Performance Indicators merupakan alat ukur performa kinerja sebuah perusahaan, maka Key Performance Indicators juga harus mencerminkan tujuan yang ingin diraih oleh perusahaan tersebut. Artinya, Key Performance Indicators setiap perusahaan bisa jadi berbeda sesuai dengan kebutuhannya.

Oleh karena itu sebelum menetapkan Key Performance Indicators, perusahaan harus melakukan beberapa persiapan berikut ini:

(1) Menetapkan tujuan yang hendak dicapai.
(2) Memiliki bisnis proses yang telah terdefinisi dengan jelas.
(3) Menetapkan ukuran kuantitatif dan kualitatif sesuai dengan tujuan yang hendak dicapai.
(4) Memonitor setiap kondisi yang terjadi serta melakukan perubahan yang diperlukan guna mencapai tujuan yang telah ditetapkan, baik tujuan jangka pendek maupun tujuan jangka panjang.

Key Performance Indicators membutuhkan perencanaan yang matang. Selain itu juga harus didukung oleh ketersediaan data dan informasi yang akurat serta konsisten. Di sinilah peran penting sistim informasi bagi sebuah perusahaan.

Jika perusahaan mampu menyediakan sistim informasi yang akurat, konsiten, dan mudah diakses bagi siapa saja yang berkepentingan, niscaya data yang diperoleh bisa dipertanggungjawabkan keakuratan dan konsistensinya. Walhasil, perusahaan juga harus menyediakan perangkat teknologi informasi yang fungsional dan tepat sasaran.

Agar Key Performance Indicators bisa berfungsi dengan optimal, maka Key Performance Indicators harus memenuhi kaidah SMART. Yakni scietific (spesifik), measureable (terukur), achievable (bisa dicapai/realistis), reliable (bisa dipercaya), time bound (target waktu).

Contoh KPI (key performance indicators) untuk bidang SDM, marketing, finance, IT bisa didonwload disini.

Sebaliknya, untuk aspek kualitatif jelasnya membutuhkan perangkat ukur yang lebih kompleks bila dibandingkan dengan aspek kuantitatif. Namun sebenarnya hal tersebut bukan lagi menjadi masalah. Sebab, sekarang telah terdapat alat ukur yang dikenal dengan istilah Balanced Scorecard.

Contoh KPI (key performance indicators) untuk bidang SDM, marketing, finance, IT bisa didonwload disini.

Balanced Scorecard sebenarnya sudah mulai dikenal sejak awal tahun 1990 di Amerika. Orang yang pertama kali mengenalkan konsep Balanced Scorecard adalah Robert Kaplan dan David P. Norton. Istilah Balanced Scorecard sendiri terdiri dari dua frasa, yakni balanced dan scorecard. Balanced berarti seimbang.

Maksudnya, parameter yang hendak diukur harus berimbang baik dari sisi finansial (kuantitatif) maupun non finansial (kualitatif), meliputi pihak internal dan eksternal serta mencakup periode jangka pendek hingga jangka panjang. Adapun scorecard merupakan kartu skor yang digunakan untuk mencatat hasil kinerja yang telah dicapai.

Seiring waktu, Balanced Scorecard telah mengalami transformasi. Jika pada awalnya hanya digunakan sebagai alat ukur kinerja yang sederhana, kini Balanced Scorecard sudah berkembang menjadi strategi dalam sistim manajemen.

Balanced Scorecard memang memiliki sejumlah keunggulan bila dibandingkan dengan alat ukur lainnya. Keunggulan tersebut meliputi:

(1) Bersifat menyeluruh
Dengan menggunakan Balanced Scorecard maka parameter penilaian bersifat menyeluruh. Bila sebelumnya parameter penilaian hanya seputar kondisi finansial, dengan Balanced Scorecard parameter penilaian mencakup proses bisnis (kondisi internal), customer, dan pembelajaran pertumbuhan. Dengan pengukuran yang menyeluruh maka perusahaan pun semakin jeli dalam merumuskan strateginya sehingga bisa membuahkan kebijakan yang tepat sasaran.

(2) Mampu menjelaskan hubungan sebab akibat
Setiap parameter penilaian memiliki obyek strategi (target yang hendak dicapai perusahaan) yang bisa jadi lebih dari satu. Hubungan sebab akibat dari obyek strategi masing-masing parameter tersebut harus bisa dijelaskan dengan baik. Sebagai ilustrasinya, Return of Investment (ROI) dipengaruhi oleh tingkat kepuasan pelanggan. Adapun tingkat kepuasan pelanggan bisa dicapai salah satunya dengan mengaplikasikan teknologi informasi yang fungsional dan tepat sasaran. Penggunaan teknologi informasi ini akan efektif bila didukung oleh komitmen dan kompetensi seluruh karyawan.

(3) Memberikan keseimbangan
Keseimbangan yang mampu diwujudkan oleh Balanced Scorecard adalah cakupan pengukurannya yang meliputi pihak internal maupun eksternal, periode jangka pendek hingga jangka panjang serta aspek keungan dan non finansial.

(4) Mampu mengukur aspek kuantitatif maupun aspek kualitatif
Bila semua parameter bisa diukur dengan baik, maka pertumbuhan perusahaan bisa terpantau sehingga upaya perbaikannya menjadi lebih mudah.

(5) Mampu meningkatkan kinerja perusahaan karena parameter yang diukur merupakan parameter yang benar-benar penting dan berkontribusi dalam memajukan perusahaan.

Contoh KPI (key performance indicators) dan presentasi BSC bisa didonwload disini.

Evaluasi menjadi umpan balik bagi perusahaan dalam melakukan perbaikan internal. Dari evaluasi tersebut diharapkan kinerja perusahaan akan mengalami perbaikan dan peningkatan. Dengan demikian, kinerja perusahaan akhirnya bisa maksimal sebagaimana yang diharapkan.

Contoh KPI (key performance indicators) untuk bidang SDM, marketing, finance, IT bisa didonwload disini.

Biasanya sebuah perusahaan akan memperbaiki kinerjanya dengan cara melakukan restrukturisasi. Restrukturisasi umumnya mencakup perubahaan rancangan strategi, manajemen, komposisi team work, penggunaan teknologi baru, melakukan akuisisi, menjual aset atau bagian perusahaan yang dinilai tidak lagi diperlukan.

Jika sebuah perusahaan menjalankan strategi restrukturisasi dalam memaksimalkan kinerjanya, maka perusahaan tersebut harus menyiapkan tim yang handal dan visioner sehingga benar-benar matang dalam setiap keputusan yang diambil.

Selain restrukturisasi, langkah penting yang harus diambil adalah menciptakan iklim kerja yang kondusif. Hal ini bisa diwujudkan melalui langkah-langkah berikut ini:

(1) Spesifikasi pekerjaan. Meliputi informasi yang lengkap dan prosedur pelaksanaannya. Hal ini bisa dilakukan dengan memanajemen job description yang baik serta penempatan staf sesuai dengan keahlian yang dimilikinya.

(2) Sumber informasi yang akurat dan konsisten. Perusahaan harus memverifikasi setiap informasi yang didapatkan sehingga terjamin keakuratan dan konsistensinya. Informasi yang akurat dan konsisten bisa didapatkan melalui monitoring yang berkesinambungan. Bila informasi yang didapatkan di lapangan terjamin konsistensi dan keakuratannya, maka laporan yang dibuatpun bisa dijamin keakuratannya. Sehingga segala keputusan dan kebijakan yang diambil bisa tepat sasaran karena ditunjang oleh data-data yang relevan.

(3) Umpan balik yang tepat waktu. Hasil evaluasi merupakan umpan balik bagi perusahaan dan karyawan. Oleh karena itu tim evaluasi harus segera memberikan umpan balik tersebut secepat mungkin sehingga semua pihak bisa segera mengetahui kekurangan dan potensi yang dimilikinya selama ini serta bisa secepatnya melakukan perbaikan.

(4) Menjalin komunikasi yang efektif antara atasan dengan karyawan. Seorang atasan harus bisa menjelaskan prosedur kerja sebaik mungkin kepada karyawannya sehingga semua prosedur kerja bisa dilaksanakan sesuai arahan. Bila atasan tidak mampu memberikan penjelasan dengan baik, maka kemungkinan besar akan terjadi miskomunikasi. Dan hal ini bisa berakibat fatal. Target kerja tidak akan tercapai bahkan berpotensi menimbulkan konflik. Demikian pula dengan karyawan.

Ia dituntut mampu menyalurkan aspirasi dan ide-idenya kepada atasannya. Jelasnya, komunikasi efektif memang membutuhkan keterbukaan dan rasa saling percaya.

(5) Komitmen dan kerja sama
Mempersembahkan prestasi yang terbaik harus menjadi komitmen bersama. Dan hal ini tidak bisa dikerjakan secara individual. Sebab, perusahaan merupakan sebuah team work besar. Semua elemen yang ada di dalamnya saling mendukung dan saling melengkapi. Kerja sama yang sehat akan tercipta jika disertai dengan penilaian yang obyektif dan diiringi penghargaan berupa reward and punishment.

Contoh KPI (key performance indicators) untuk bidang SDM, marketing, finance, IT bisa didonwload disini.

Contoh KPI (key performance indicators) untuk bidang SDM, marketing, finance, IT bisa didonwload disini.

Bagi perusahaan, penilaian kinerja karyawan merupakan rutinitas yang selalu dijalankan secara periodik dan bersifat formalitas. Sebab, sukses tidaknya kinerja sangat berpengaruh terhadap maju tidaknya sebuah perusahaan. Dengan melakukan penilaian kinerja karyawan, perusahaan akan mengetahui apakah target yang telah ditetapkan selama ini telah tercapai ataukah belum.

Perusahaan akhirnya juga mengetahui faktor-faktor apa saja yang selama ini mempengaruhi baik tidaknya kinerja dari masing-masing karyawan. Sejumlah faktor yang sering kali mempengaruhi kinerja seseorang antara lain:

1. Tingkat kemampuan, terdiri dari kemampuan potensi yakni IQ serta kemampuan berdasarkan level pendidikan yang dimiliki.

2. Kadar motivasi. Seseorang yang memiliki motivasi untuk meraih prestasi maka ia cenderung melakukan pekerjaan dengan sebaik mungkin sehingga kinerja yang dihasilkannya pun sangat memuaskan. Seseorang yang memiliki motivasi yang tinggi biasanya memiliki ciri-ciri berikut ini:

(a) Sangat bertanggung jawab; (b) Berani menghadapi tantangan dan segala resikonya; (c) Memiliki tujuan yang jelas dan bisa direalisasikan; (d) Menyiapkan rencana kerja yang matang untuk mencapai tujuan tersebut; (e) Selalu terbuka dalam menerima setiap masukan; (f) Mencari peluang untuk merealisasikan rencana kerja yang telah disusun.

3. Kondisi keluarga.
4. Pengalaman kerja yang pernah diperoleh.
5. Dukungan yang dirasakan dari orang-orang di sekitarnya.
6. Bentuk desain pekerjaan yang sedang dikerjakan.
7. hubungan yang terjalin antara karyawan dengan perusahaan.

Sebelum melakukan penilaian kinerja karyawan, maka tim penilai harus mendesain terlebih dahulu sistim penilaian yang akan dijalankan, yakni meliputi:

1. Parameter apa saja yang hendak dinilai. Misalnya kesesuaian terhadap deadline, tingkat kepuasan customer, dll.
2. Klasifikasi jenis kinerja, misalkan kinerja manajer, staf biasa, dll.
3. Klasifikasi tingkat kinerja yang dicapai. Misalnya hasil yang dicapai bila dilihat dari tingkat kepuasan, kuantitas, dll

4. Prosedur pengukuran kinerja. Perangkat yang digunakan meliputi model skala pengukuran yang dipakai (interval, peringkat, ordinal, dll.), metode penghitungan nilai, instrumen yang digunakan untuk menyusun peringkat.

5. Teknis penilaian, meliputi frekuensi penilaian, perangkat yang digunakan (komputerisasi atau manual), metode feedback hasil penilaian.

Hasil penilaian kinerja karyawan akan digunakan perusahaan untuk mengembangkan langkah-langkah yang lebih efisien dan efektif melalui perbaikan kebijakan dan peningkatan kualitas sumber daya manusia yang ada di dalamnya. Melalui penilaian kinerja karyawan, sebuah perusahaan bisa tumbuh sehat di tengah ketatnya persaingan karena didukung oleh internal tim yang solid dan berkompetensi.

Contoh KPI (key performance indicators) untuk bidang SDM, marketing, finance, IT bisa didonwload disini.