Penilaian kinerja karyawan merupakan kesempatan periodik untuk melakukan komunikasi antara orang yang menugaskan pekerjaan dengan orang yang mengerjakannya untuk mendiskusikan apa yang saling mereka harapkan dan seberapa jauh harapan ini dipenuhi. Aspek-aspek yang dibahas dalam Penilaian Kinerja:
• Kinerja karyawan

• Umpan balik untuk Pengembangan karyawan

Siklus penilaian kinerja karyawan diawali dengan penetapan sasaran kinerja berikut target yang ingin dicapai; kemudian diikuti dengan monitoring, lalu dilakukan proses evaluasi serta diakhiri dengan pemanfaatan hasil evaluasi bagi kebijakan promosi, kenaikan gaji ataupun program pengembangan.

Unsur-unsur dari penilaian kinerja karyawan yang dianggap berhasil, adalah sbb:
1. Pengukuran terhadap hasil kinerja karyawan dan dibandingkan dengan sasaran dan standar
2. Penghargaan terhadap kontribusi karyawan
3. Identifikasi kebutuhan pelatihan dan pengembangan karyawan untuk saat ini dan di masa mendatang
4. Penetapan sasaran dan/atau standar untuk periode appraisal berikutnya

Manfaat penilaian kinerja karyawan adalah sbb:
1. Menyampaikan hasil-hasil yang diharapkan dari pekerjaan.
2. Mencegah kesalahpahaman tentang kualitas kerja yang diinginkan.
3. Meningkatkan produktivitas karena karyawan mendapat umpan balik
4. Menghargai kontribusi positif
5. Mendorong komunikasi dua arah dengan karyawan

Tantangan yang harus dikelola dengan baik ketika kita dalam melakukan proses penilaian kinerja. Tantangan tersebut antara lain adalah:
• Tidak memiliki skills yang diperlukan untuk melakukan Penilaian Kinerja secara efektif.
• Karyawan tidak menunjukkan minat untuk berpartisipasi dalam Penilaian Kinerja.
• Berpotensi untuk menimbulkan konflik.
• Dilakukan secara tergesa-gesa karena keterbatasan waktu.
• Tidak mendapatkan prioritas yang tinggi, sehingga sering ditunda dan kehilangan momentum.

Lalu, Elemen apa saja yang sebaiknya dinilai dalam performance appraisal atau penilaian kinerja karyawan? Berdasar sejumlah literatur dan pengalaman praktis, terdapat dua elemen kunci yang mesti dievaluasi. Elemen atau komponen itu adalah 1) aspek kompetensi atau perilaku kerja karyawan dan 2) aspek hasil kerja (job resylts).

Komponen Kompetensi
Secara spesifik komponen yang pertama, yakni komponen kompetensi dirancang untuk mengevaluasi aspek kecakapan seorang karyawan. Contoh daftar kompetensi yang lazim digunakan adalah leadership, communication skills, initiative, teamwork, problem solving, dan planning & organizing skills.

Untuk penggunaannya bisa dibedakan antara level manajer dengan staf. Misal untuk level manajer, semua contoh daftar kompetensi diatas dapat digunakan. Namun untuk staff, hanya beberapa jenis kompetensi saja yang dievaluasi. Bobot aspek kompetensi biasanya adalah 30 – 40%.

Selanjutnya, daftar kompetensi ini diberi skala 1 – 5 (dimana 1 = buruk dan 5 = istimewa). Secara periodik (misal setiap semester), atasan diminta untuk memberikan skor berdasar skala yang sudah disusun tadi.

Komponen Hasil Kinerja (Performance)
Selain komponen kompetensi, sebaiknya sistem evaluasi karyawan dilengkapi dengan komponen berikutnya yakni : komponen hasil kinerja (performance). Komponen ini intinya bertujuan untuk memetakan hasil kerja karyawan dalam serangkaian key performance indicators (KPI) yang jelas dan bisa diukur. Bobot aspek KPI biasanya adalah antara 60 – 70%.

Contoh KPI untuk bidang SDM, marketing, finance, IT bisa didonwload disini.