Pertanyaan : baru-baru ini saya diminta untuk membuat Performance Appraisal oleh pimpinan saya, dan yang ingin saya tanyakan adalah :

1. Apa saja yang dijadikan patokan untuk membuat PA yang bisa benar-benar
mengukur prestasi karyawan?

2. Apakah perlu untuk membedakan metode PA untuk masing-masing level jabatan
dan departemen? atau hanya menggunakan salah satunya saja? misalnya
dibedakan untuk masing2 departemen atau untuk masing-masing level jabatan?

3. Lalu apa hasil PA dan bagaimana penggunaannya?

Jawaban untuk pertanyaan diatas :

Sistem Performance Appraisal yang optimal setidaknya mesti mengevaluasi dua komponen kunci, yakni :

1) komponen kompetensi untuk mengukur aspek kecakapan karyawan
2) komponen hasil kinerja (performance) untuk mengukur ouput nyata yang dihasilkan karyawan.

Komponen Kompetensi
Secara spesifik komponen yang pertama, yakni komponen kompetensi dirancang untuk mengevaluasi aspek kecakapan seorang karyawan. Contoh daftar kompetensi yang lazim digunakan adalah leadership, communication skills, initiative, teamwork, problem solving, dan planning & organizing skills. Untuk penggunaannya bisa dibedakan antara level manajer dengan staf. Misal untuk level manajer, semua contoh daftar kompetensi diatas dapat digunakan. Namun untuk staff, hanya beberapa jenis kompetensi saja yang dievaluasi.

Selanjutnya, daftar kompetensi ini diberi skala 1 – 5 (dimana 1 = buruk dan 5 = istimewa). Secara periodik (misal setiap semester), atasan diminta untuk memberikan skor berdasar skala yang sudah disusun tadi.

Komponen Hasil Kinerja (Performance)
Selain komponen kompetensi, sebaiknya sistem evaluasi karyawan dilengkapi dengan komponen berikutnya yakni : komponen hasil kinerja (performance). Komponen ini intinya bertujuan untuk memetakan hasil kerja karyawan dalam serangkaian key performance indicators (KPI) yang jelas dan bisa diukur. Contoh-contoh KPI untuk berbagai fungsi/departemen dapat dilihat pada uraian berikut.

Contoh KPI Departemen Produksi
• Jumlah produksi yang dihasilkan per shift
• Persentase jumlah produk cacat dibanding total produk yang dihasilkan

Contoh KPI Departemen Maintenance
• Rata-rata waktu yang dibutuhkan untuk memperbaiki kerusakan mesin produksi

Contoh KPI Departemen Keuangan
• Jumlah laporan keuangan dan akuntansi yang diselesaikan tepat waktu
• Jumlah laporan keuangan dan akuntansi yang diselesaikan secara akurat

Contoh KPI Departemen Sales
• Jumlah penjualan (dalam rupiah) per salesman
• Jumlah kunjungan ke outlet penjualan per hari

Contoh KPI Departemen Produksi
Jumlah good-employee turn-over dalam setahun
• Jumlah keluhan karyawan terhadap kecepatan pelayanan HR
• Jumlah jam pelatihan per karyawan per tahun.

Setelah serangkaian KPI dapat dirumuskan dengan baik, maka selanjutnya ditetapkan target yang hendak dicapai untuk setiap KPI yang telah disusun. Dengan model ini maka hasil skor evaluasi karyawan tinggal membandingkan target terukur yang telah ditetapkan dengan hasil aktual yang dicapai.

Demikianlah kombinasi dua komponen kunci – yakni komponen kompetensi dan komponen hasil kerja (performance) – yang mestinya dijadikan sandaran untuk proses evaluasi karyawan. Selanjutnya skor akhir dari kedua komponen diatas digabungkan untuk mendapatkan skor akhir penilaian karyawan. Skor akhir inilah yang kemudian digunakan sebagai dasar untuk menentukan besaran kenaikan gaji setiap karyawan atau besarnya bonus yang akan diterima. Misal yang skornya diatas 90 mendapat kenaikan gaji 10%, dan mendapat bonus sebesar 90 % gaji sebulan.

Aspek Pengembangan
Selain dua komponen evaluasi diatas, maka PA juga mesti memuat bagian Employee Development. Bagian ini pada dasarnya akan berisi saran dari atasan mengenai proses pengembangan apa yang mesti diambil oleh karyawan. Saran ini tentu mesti didasarkan pada hasil evaluasi terhadap dua komponen diatas tadi.

Saran pengembangan ini bisa berupa kesempatan untuk ikut pelatihan yang relevan, proses rotasi ke bagian lain, promosi, ataupun bisa juga berupa proses demosi.

JIKA kantor Anda membutuhkan jasa training/konsultasi pengembangan KPI dan sistem manajemen kinerja berbasis KPI, silakan KLIK DISINI.