Sebelum memahami lebih lanjut mengenai apa itu indikator kinerja, terlebih dahulu mari kita coba memahami masing-masing frasa dari kalimat tersebut. Indikator kinerja terdiri dari dua kata, yakni indikator dan kinerja.

Indikator merupakan suatu variabel yang digunakan untuk mengukur sebuah perubahan, baik secara langsung ataupun tidak langsung terhadap suatu kondisi. Sesuatu layak dijadikan sebagai indikator ketika memenuhi kriteria berikut ini: (1) Valid, yakni bisa digunakan untuk mengukur obyek yang hendak dinilai.

(2) Reliable, yakni bisa dipercaya. Artinya, mampu menunjukkan hasil yang konsisten ketika dilakukan pengulangan pengukuran baik saat ini maupun masa yang akan datang.

(3) Sensitif, yakni memiliki tingkat kepekaan yang tinggi ketika digunakan untuk mengukur sehingga bisa meminimalisasi jumlah indikator yang dibutuhkan.

(4) Spesifik, yakni memiliki cakupan yang jelas sehingga bisa mencegah terjadinya overlapping.

(5) Relevan, yakni berkaitan dengan obyek yang hendak diukur.

Ada beberapa jenis KPI. Di antaranya adalah indikator input, indikator proses, indikator output, dan indikator outcome. Indikator input meliputi sumberdaya manusia, sarana prasarana, dana, kebijakan, informasi, dll. Sedangkan indikator proses berupa monitoring pekerjaan yang sedang dilakukan. Adapun indikator output meliputi ukuran hasil yang telah dicapai, yakni mencakup pengetahuan dan perubahan perilaku akibat proses yang terjadi.

Oleh karena itu indikator output dikenal juga sebagai indikator efek. Yang terakhir adalah indikator outcome. Yakni indikator yang digunakan untuk mengetahui efek penerapan suatu kebijakan.

Adapun kinerja dapat dimaknai sebagai hasil pekerjaan yang bisa dicapai oleh seseorang sesuai dengan fungsi dan tugasnya. Kinerja mencakup dua aspek penting. Yakni kompetensi sumber daya manusia yang terlibat di dalamnya serta tingkat produktifitas yang dihasilkan. Beberapa faktor yang berperan penting dalam mempengaruhi kinerja seseorang antara lain berupa:

Pertama, faktor internal. Yakni mencakup: (1) Faktor individu. Misalnya kondisi keluarga, skill, dan pengalaman, dll. (2) Faktor psikis. Misalnya motivasi, persepsi, tingkat kepuasan, dll.

Kedua, faktor eksternal. Dalam hal ini adalah pihak perusahaan yang meliputi aspek manajemen, gaya kepemimpinan, desain kerja, dll.

Dari uraian di atas, indikator kinerja bisa dimaknai sebagai alat yang digunakan untuk mengukur pencapaian suatu target, baik dengan menggunakan ukuran kualitatif maupun ukuran kuantitatif. Dengan menggunakan indikator kinerja, suatu kinerja bisa dievaluasi apakah telah berhasil mencapai target yang telah ditentukan ataukah tidak.

Indikator kinerja memiliki sejumlah fungsi penting berikut ini:

(1) Sebagai dasar dalam menilai kinerja, baik yang masih dalam tahap perencanaan, pelaksanaan maupun sesudahnya.
(2) Sebagai indikator kemajuan yang telah dicapai oleh suatu team work dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
(3) Menjelaskan 3W (What, Who, When) + 1H (How) suatu pekerjaan.
(4) Menjadi bahan evaluasi kinerja.