Cara Menyusun KPI Karyawan dan KPI Perusahaan

Sudah tentunya setiap bisnis maupun organisasi laba dalam industri apapun akan menetapkan suatu misi dan visi penting untuk tujuan yang akan menjalankan dan memenuhi segala kepentingan perusahaan.  Maka dari itu, sebuah perusahaan atau organisasi sudah seharusnya melakukan evaluasi keberhasilan perusahaan, karyawan, dll. dalam memenuhi tujuan kinerja yang dapat digunakan perusahaan dari waktu ke waktu. 

Ada banyak cara berbeda untuk menjalankan dan mengevaluasi tujuan kinerja tersebut.  Salah satunya yaitu dengan mengevaluasi kemajuan dari individu, tim, atau karyawan secara keseluruhan dengan cara menyusun KPI karyawan, yang berfungsi untuk menetapkan standar keberhasilan dan tujuan utama dari bisnis tertentu.

Jika kamu memiliki perusahaan atau kamu adalah seorang kepala tim, mengevaluasi kinerja karyawan adalah bagian penting dalam menilai bisnis kamu secara menyeluruh.  Karena para karyawan yang bekerja dalam arahan kamu adalah aset terbesar kamu, dimana kamu perlu memastikan investasi kamu pada mereka agar membuahkan hasil dan lancar untuk jangka waktu yang lama.

Sebelum membahas cara menyusun KPI karyawan secara langsung, berikut adalah ulasan singkat tentang apa itu KPI dan mengapa KPI menjadi bagian penting dalam mengelola rencana bisnis kamu secara berkelanjutan.

Apa itu Nilai KPI Kinerja Karyawan?

Indikator Kinerja Utama atau istilah asingnya Key Performance Indicators, yang kerap kali disingkat menjadi KPI, adalah sebuah nilai yang dapat diukur untuk menentukan seberapa efektifnya individu, tim, atau organisasi dalam mencapai tujuan bisnis.  Dengan kata kain, KPI dapat digunakan untuk membantu individu di semua tingkatan agar dapat fokus pada pekerjaan mereka untuk mencapai tujuan bersama.  KPI juga membantu sebuah bisnis memahami apakah mereka menghabiskan anggaran, waktu dan bakat untuk strategi dan alat yang tepat untuk mencapai tujuannya.

Akan tetapi, KPI bukan berarti boleh digunakan sebagai dasar untuk menilai performa kinerja karyawan kamu, namun sebagai penerapan kualitatif dan kuantitatif atau profitabilitas karyawan secara keseluruhan.  Salah satu aspek KPI yang paling penting, tetapi sering diabaikan, yaitu komunikasi sebagai bentuk dalam memenuhi aturan dan praktik terbaik dalam sebuah bisnis.  Jadi, dengan menyusun dan mengevaluasi KPI karyawan akan mengutamakan fungsi sebuah organisasi yang biasanya terjadi selama fase perencanaan strategis.  Dari sini, kamu hanya perlu melakukannya secara tahunan, per tiga bulan, atau bahkan lebih sering, untuk memastikan seluruh organisasi selaras dengan tujuan yang telah ditetapkan.

Cara Menyusun KPI Karyawan

Dalam hal menyusun strategi untuk merumuskan KPI, kamu harus mulai dari dasar dan memahami apa tujuan dari organisasi yang kamu kelola, bagaimana kamu berencana mencapainya, dan siapa yang akan kamu libatkan berdasarkan informasi ini.  Dengan kata lain, kamu beserta tim manajemen lainnya harus memulai dengan pertanyaan dasar seperti “Masalah bisnis apa yang harus saya selesaikan?”  Jadi, secara garis besarnya, berikut adalah beberapa contoh KPI dalam hal penjualan dan keuangan yang dapat menjadi inspirasi, seperti:

  • Laba bersih— Berapa banyak pendapatan yang diperoleh perusahaan setelah membayar pajak?
  • Laba kotor— Berapa banyak pendapatan yang diperoleh perusahaan setelah dikurangi harga pokok produksi dari barang yang dijual?
  • Biaya— Bagaimana cara menurunkan biaya?

Adapun 8 cara menyusun KPI karyawan dalam tahap mengevaluasi kinerja yang juga umum digunakan dan dapat dijadikan inspirasi untuk kepentingan perusahaan, tim, atau bisnis kamu sendiri, diantaranya:

1. Tentukan tujuan akhir bisnis— Ciptakan visi dan misi yang jelas dan tetap sederhana tentang apa yang ingin kamu capai.  KPI tersebut harus sesuai dengan tujuan bisnis utama yang akan berdampak pada perusahaan.  Tanpa tujuan yang jelas, kamu akan berisiko mengerjakan sesuatu yang pada akhirnya menghabiskan waktu, energi, uang, dan juga sumber daya. 

2. Menyusun pertanyaan kinerja utama- Key Performance Questions (KPQ)— Dalam menyusun KPQ, cobalah untuk menghindari pertanyaan sederhana dengan jawaban ya/tidak seperti, “Apakah perusahaan sudah memenuhi target penjualan?”  Namun, ajukan pertanyaan terbuka dan menggugah pikiran seperti, “Bagaimana cara memasarkan produk atau brand perusahaan dengan lebih efektif?”  Jawaban atas KPQ tersebut akan memberi kamu informasi yang lebih baik untuk membuat KPI yang berguna.

Contoh KPQ umum lainnya yaitu:

  • Hasil apa yang ingin dicapai?
  • Mengapa hasil akhir tersebut penting?
  • Apa definisi kemajuan untuk perusahaan?
  • dll.

3. Mengidentifikasi informasi apa yang sudah kamu miliki— Sebelum menetapkan metrik untuk menangani KPQ, departemen lainnya juga harus sudah mengumpulkan informasi yang sama.  Dengan demikian, pengumpulan data yang ada juga membantu menetapkan target yang realistis untuk KPI yang sedang kamu rancang.

4. Kumpulkan data pendukung— Luangkan waktu untuk mengumpulkan informasi tambahan dalam menyusun KPI.  Data pendukung tersebut dapat berupa tren industri, demografi, rasio konversi, analisis pesaing, dll.  Kamu juga perlu menghindari menyusun evaluasi KPI yang sama dengan pesaing.  Sebab, setiap bisnis itu unik dan apa yang berhasil untuk satu perusahaan mungkin tidak berhasil untuk yang lain.

5. Tentukan seberapa sering kamu akan mengevaluasi setiap KPI, terutama karyawan— Selanjutnya, tentukan sebelumnya bagaimana dan kapan kamu akan mulai mengevaluasi karyawan, serta alat mana yang akan kamu gunakan untuk menarik data terlebih dahulu.  Penting untuk diingat, KPI yang kamu rancang itu harus berkembang dan diperbarui.  Saat bisnis berkembang, karyawan pun perlu diikutsertakan, maka KPI harus ditinjau kembali dan disesuaikan untuk mencerminkan perubahan tersebut.

6. Tetapkan target KPI dengan tujuan jangka pendek dan jangka panjang— Kamu mungkin akan melihat peningkatan pendapatan dalam jangka panjang, tetapi tanpa target, namun kamu tidak akan tahu pasti apakah kamu sudah berada di jalur yang tepat untuk memenuhi sasaran strategis bisnis kamu.  Target KPI menetapkan tujuan yang ingin dicapai oleh perusahaan, dan membantu mengembangkan taktik untuk mencapainya untuk mengimbangi target kamu secara keseluruhan.

7. Mendelegasikan tanggung jawab untuk KPI— Ada banyak faktor penggerak dalam hal pengembangan dan pemeliharaan KPI.  Pastikan kamu telah menugaskan karyawan atau tim dengan jelas untuk tugas-tugas tertentu.  Penilaian, pengumpulan dan interpretasi data, pemantauan dan penyajian KPI semua juga harus diperhitungkan.

8. Ikut sertakan KPI dengan karyawan dan personalia yang sesuai— Tidak kurang pentingnya, kesuksesan bisnis kamu akan lebih maju dengan bersikap transparan saat mendiskusikan apa yang kamu evaluasi dan mengapa.  Dengan ini, akan dapat membantu karyawan merasa lebih diterima untuk mencapai tujuan. 

Rancangan KPI yang baik menggunakan 5-7 KPI untuk mengelola dan melacak kemajuan dari tujuan utama perusahaan.  Rahasia sukses tidak ada dalam cara menyusun KPI karyawan itu sendiri.  Tetapi, rahasia sukses tersebut ada dalam tindakan yang kamu lakukan untuk menggerakkan KPI ke arah tujuan bisnis.  Untuk itu, perusahaan menggunakan KPI di berbagai tingkatan untuk mengevaluasi keberhasilan mereka dalam mencapai target.  Memahami produktivitas karyawan kamu pun adalah yang terpenting untuk keuntungan bisnis dan perusahaan, serta upaya berkelanjutan yang dirancang untuk meningkatkan kepuasan.  Jadi, KPI adalah indikator penting dalam tingkat kebahagiaan, keterlibatan, dan keyakinan karyawan kamu pada misi perusahaan.

Materi Presentasi yang bagus dan aplikatif tentang Manajemen SDM x Balanced Scorecard. Gratis. Download Sekarang.

Slide1