Dalam suatu perusahaan, setiap karyawan semestinya mempunyai beban kerjanya masing-masing. Untuk memastikan mereka tetap produktif dan tidak terlalu terbebani ada metode praktik HR yang disebut sebagai analisis beban kerja atau dalam bahasa inggris kita menyebutnya workload analysis.
Jadi, apa itu workload analysis? Analisis beban kerja atau workload analysis adalah suatu metode yang digunakan untuk membagi pekerjaan kepada suatu tim, memastikan tidak ada individu yang merasa terbebani secara berlebihan.
Tujuannya tentu saja untuk menjaga kestabilan dan produktivitas dari setiap karyawan. Karena tidak bisa dipungkiri, beban kerja yang terlalu berlebih bisa berdampak buruk terhadap kesehatan fisik, mental, dan juga kualitas kerja yang mereka hasilkan.
7 Manfaat Analisis Beban Kerja, Penting untuk Dipahami
Manfaat yang didapatkan jika perusahaan melakukan analisis beban kerja tentu cukup banyak.
Tidak hanya memberikan dampak positif untuk menjaga kondisi karyawan, melainkan ini juga berpengaruh bagus untuk keberlangsungan bisnis itu sendiri. Beberapa manfaat tersebut antara lain
- Menjaga kesehatan fisik dan mental tenaga kerja
- Menstabilkan produktivitas
- Meningkatkan kepuasan karyawan
- Mengurangi risiko turnover dalam perusahaan
- Mengoptimalkan beban kerja dengan baik
- Sebagai acuan penyempurnaan program pengembangan
- Mengembangkan jenjang karir karyawan
Dengan memahami penjelasan di atas, sudah cukup jelas bahwa analisa beban kerja merupakan hal yang penting untuk dilakukan perusahaan.
Tidak hanya berlaku untuk corporate dengan skala besar, workload analysis juga bisa diterapkan untuk perusahaan skala mikro dan kecil. Sederhananya, kesejahteraan karyawan adalah sebuah hak yang semestinya dapat disanggupi oleh badan usaha.
Dalam hal ini membagi beban kerja dengan merata tanpa terlalu membebani secara berlebihan adalah salah satu upaya yang bisa dilakukan untuk mencapai tujuan tersebut.
Jadi, apakah perusahaan Anda sudah pernah menerapkan analisis beban kerja? Jika belum, kami akan menjelaskan langkah-langkah sederhana untuk memulainya.
Baca juga: Cara Mengelola Kinerja dan KPI Perusahaan
Cara Melakukan Analisis Beban Kerja dengan Metode Sederhana
Pengukuran atau analisis beban kerja bisa dilakukan dengan berbagai metode. Kami akan mencoba menjelaskan step-by-step yang cukup sederhana supaya Anda bisa menerapkannya dengan lebih mudah.
Sebagai informasi, proses analisis beban kerja sendiri sebenarnya menjadi tanggung jawab HR profesional. Jika perusahaan Anda sudah mempunyai departemen di bidang tersebut, ada baiknya untuk mendiskusikannya dengan mereka.
1. Melakukan Identifikasi Tugas
Bagian pertama yang harus dilakukan adalah membuat daftar semua tugas dari proyek atau departemen yang akan dianalisis. Termasuk memahami lingkup pekerjaan, persyaratan, dan goals dari setiap divisi. Hal ini akan membantu tim HR untuk mengetahui apakah ada karyawan yang memegang tanggung jawab atau tugas melebihi kemampuannya.
Baca juga: Tugas dan Fungsi Manajemen Sumber Daya Manusia
2. Menentukan Waktu untuk Menyelesaikan Pekerjaan
Selanjutnya, adalah melihat kembali waktu dan usaha yang dibutuhkan untuk menyelesaikan setiap pekerjaan setiap harinya. Memberikan beban pekerjaan yang berlebih dengan waktu yang sangat terbatas adalah suatu masalah. Hal seperti ini berpotensi menyebabkan beban kerja berlebih (work – overload).
3. Menggunakan Metode Analisis Tertentu
Langkah berikutnya adalah bagian inti. Pada tahap ini, tim HR memulai dapat mengumpulkan data untuk mengetahui apakah karyawan mempunyai beban kerja yang terlalu berlebih atau tidak. Ada sejumlah metode yang bisa dilakukan untuk melakukan analisis tersebut, yaitu:
- Metode pertanyaan (survey): Dengan menyiapkan daftar pertanyaan berkaitan dengan analisis beban kerja kepada karyawan secara langsung.
- Metode work sampling: Dilakukan dengan melihat tingkat produktivitas tenaga kerja untuk menilai beban kerja
- Metode job description: Melihat kembali pada deskripsi pekerjaan mereka dan menyesuaikan dengan apa yang terjadi di area kerja
4. Tindakan Lanjut, Berdiskusi dan Menemukan Solusi
Setelah mengetahui data dan informasi mengenai beban kerja, tim HR dapat melakukan konsultasi dengan pimpinan, mendiskusikannya dengan karyawan yang dinilai mengalami beban kerja berlebih untuk menemukan solusi terbaik.
Kendala yang Bisa Terjadi dalam Workload Analysis
Meskipun terdengar mudah, analisa beban kerja bisa menjadi sulit karena ada beberapa kendala yang mungkin saja muncul secara tidak terduga. Beberapa di antaranya yaitu tim HR yang belum memahami teknis analisis beban kerja, pengumpulan data yang subjektif, dan lain sebagainnya.
Sebagai solusinya, perusahaan bisa menggunakan bantuan dari konsultan SDM untuk mendiskusikan langkah penerapan analisa beban kerja dengan benar sesuai dengan kondisi area kerja.
Metode alternatif lainnya, tim HR dapat mempelajari terlebih dahulu bagaimana langkah-langkah detail melakukan workload analysis dengan sumber materi yang lebih lengkap.
Manejemenkinerja.com menyediakan paket materi pelatihan manajemen SDM, berbentuk file powerpoint yang siap dipakai. Salah satu materi yang dicantumkan adalah “Manpower planning dan analisis beban kerja”
Hubungi kami untuk mendapatkan informasi lebih lanjut mengenai pemesanan paket materi pelatihan tersebut atau membahasnya langsung dengan konsultan SDM mengenai persoalan analisis beban kerja perusahaan.
