Cara Menyusun Kamus Kompetensi SDM

Di dunia kerja, mengelola Sumber Daya Manusia (SDM) sangat penting terutama jika dikaitkan dengan target peningkatan kinerja perusahaan. Makanya peningkatan kualitas melalui kamus kompetensi SDM sangat dibutuhkan, karena jadi salah satu kunci keberhasilan kinerja tersebut.

Untuk mengelola kompetensi setiap karyawan, hal yang perlu dilakukan adalah membuat kamus kompetensi yang jelas. Jadi, buat Anda pemangku jabatan di sebuah perusahaan wajib tahu apa itu kamus kompetensi hingga nilai pentingnya. Berikut ini penjelasan lengkap tentang hal tersebut.

Apa Itu Kamus Kompetensi SDM?

Hal pertama yang perlu dipahami adalah, makna dari kamus kompetensi. Yaitu, sebuah daftar semua jenis kompetensi, definisinya, hingga deskripsi yang jelas dari setiap tingkatan kompetensi. Kamus ini dibuat untuk semua jabatan yang ada di sebuah perusahaan, untuk memudahkan melakukan uji kompetensi secara berkala.

Biasanya kamus ini, berisi dua jenis kompetensi utama yaitu teknis dan manajerial. Jenis teknis akan berhubungan dengan hard skill yang dimiliki karyawan, contohnya kemampuannya membuat sebuah desain dan melakukan aktivitas administrasi.

Sedangkan jenis manajerial, berhubungan dengan soft skill yang dimiliki karyawan. Berhubungan dengan karakter seperti bagaimana cara dia berkomunikasi, jiwa kepemimpinannya seperti apa, hingga kerjasamanya di dalam tim yang dibangun perusahaan.

Karakteristik yang Termasuk Kompetensi

Dalam menyusun sebuah kamus kompetensi, ada karakteristik yang perlu jadi perhatian. Dimana, semua karyawan akan dinilai berdasarkan karakteristik terbaik yang mereka miliki. Lima diantaranya adalah:

  • Ilmu Pengetahuan

Berhubungan dengan ilmu pengetahuan yang dimiliki karyawan, terkait posisi kerjanya secara spesifik dan perusahaan secara umum.

  • Sifat

Bagaimana sifat yang dimiliki karyawan saat melakukan pekerjaan individu maupun tim. Apakah memiliki kriteria yang baik atau cenderung merusak sistem yang sudah dimiliki sebuah perusahaan.

  • Keterampilan

Bagaimana keterampilannya dalam bekerja, apakah cekatan atau lambat. Serta bagaimana pengaruh dari keterampilan tersebut terhadap produktivitas kerja individu, tim, maupun perusahaan secara garis besar.

  • Motif

Apa motif dibalik seorang karyawan memutuskan untuk melamar pekerjaan di perusahaan Anda.

  • Sikap

Bagaimana sikap dan tingkah laku karyawan selama berada di lingkungan kerja. Termasuk nilai-nilai individu yang dimilikinya dan bagaimana citra diri mereka di tengah hubungan antar karyawan dan semua elemen perusahaan.

Apa Saja Tahap Penyusunan Sebuah Kamus Kompetensi SDM?

Untuk menghasilkan sebuah kamus kompetensi SDM yang tepat, dibutuhkan tahapan penyusunan yang juga harus tepat. Sebagai panduan, Anda bisa menggunakan tahapan berikut dan melibatkan pihak terkait di jajaran internal perusahaan untuk merealisasikannya.

  • Pengumpulan Informasi

Pada tahap ini, dilakukan pengumpulan berbagai informasi tentang kebutuhan SDM yang diharapkan perusahaan. Objek utamanya adalah direksi perusahaan, dimana mereka akan diminta memberikan pendapat tentang karakter SDM seperti apa yang dibutuhkan saat ini.

  • Wawancara

Lakukan wawancara terhadap performer, sebagai acuan nantinya dalam membuat parameter tingkat kompetensi karyawan. Termasuk landasan untuk membuat tingkatan kompetensi SDM perusahaan.

  • Analisa Informasi

Melakukan analisa dari hasil wawancara yang sudah dilakukan, sebagai langkah membuat kelompok kompetensi yang nantinya akan dijadikan acuan. Untuk membuat kelompok tersebut, dibutuhkan tolok ukur yang jelas, diantaranya adalah tiga kategori kompetensi berikut:

  1. Teknis

Mengelompokkan kompetensi yang berupa kemampuan dan pengetahuan sesuai posisi kerja.

  • Inti

berhubungan dengan lingkungan dan budaya yang diterapkan perusahaan. Sejauh mana semua karyawan melakukannya dan mampu menjadikannya bagian dari keseharian saat bekerja. Misalnya, gaya berpakaian, gaya bicara, dan masih banyak lagi.

  • Umum

Ini akan dikaji berdasarkan wawasan umum seputar posisi kerja seorang karyawan. Sumber informasinya bisa melalui literasi buku dan lainnya.

  • Penerjemahan Definisi

Untuk memudahkan pemahaman semua pihak tentang kamus kompetensi SDM nantinya, maka semua bahasa dan informasi yang didapat akan dituangkan dalam bahasa yang lebih umum.

Sehingga siapapun nantinya yang menggunakan kamus tersebut, mudah memahami apa yang dimaksud. Kemudian bisa menjadikannya acuan saat melakukan sebuah uji kompetensi.

  • Level Kemampuan

Jika soal informasi sudah diseragamkan, maka saatnya membuat tingkatan kemampuan yang dimiliki karyawan, berdasarkan beberapa hal. Diantaranya kompleksitas kerja, intensitas kerja, dan bagaimana dampak sebuah pekerjaan terhadap kinerja perusahaan.

  • Kalibrasi

Melakukan uji level dengan melibatkan performer tertentu dalam uji coba tersebut. Sehingga bisa dilakukan kalibrasi yang tepat dan didapatkan angka-angka yang akan berhubungan dengan nilai hasil kompetensi.

  • Matrix Pekerjaan

Ini akan memudahkan penilaian, dimana Anda perlu membuat kompetensi berupa matriks untuk setiap jenis pekerjaan yang ada di perusahaan. Sehingga jelas berapa poin masing-masing pekerjaan sesuai dengan kamus kompetensi yang telah dibuat.

  • Sosialisasi dan Implementasi

Melakukan sosialisasi dari kamus yang sudah dibuat, termasuk mengimplementasikannya sebagai uji coba langsung. Tepatnya adalah, ketika perusahaan membuka rekrutmen karyawan baru. Sehingga Anda bisa langsung menilai kompetensi calon karyawan.

  • Evaluasi

Lakukan evaluasi dari kamus yang dibuat secara berkala, sehingga informasi yang terdapat di dalamnya tetap update dan sesuai dengan kondisi terkini perusahaan. Alhasil, kamus tersebut bisa digunakan untuk jangka panjang.

Manfaat Kamus Kompetensi SDM Bagi Perusahaan dan Karyawan

Ketika sebuah perusahaan memiliki kamus kompetensi SDM yang baik, maka banyak manfaat yang akan dirasakan oleh perusahaan tersebut. Lima diantaranya adalah:

  1. Awareness Karyawan

Kewaspadaan karyawan dan bagaimana mereka memantaskan diri untuk berada di sebuah perusahaan. Sebab, dengan adanya kamus tersebut mereka jadi sadar apa hal-hal yang masih kurang pada dirinya dan berupaya untuk ditingkatkan.

Sehingga bisa tetap dipertahankan sebagai karyawan, bahkan bisa jadi naik jabatan secara berkala.

  • Seleksi Karyawan

Perusahaan akan lebih mudah melakukan seleksi karyawan, berdasarkan kamus yang sudah dimiliki. Alhasil, karyawan yang diterima sudah memiliki kompetensi sesuai dengan kriteria yang ada.

Kondisi ini, akan mempermudah perusahaan membimbing dan mendapatkan kinerja terbaik dari karyawan tersebut tanpa harus banyak melakukan pendampingan.

  • Produktivitas Perusahaan

Ketika kamus tersebut bisa diimplementasikan secara maksimal, maka perusahaan akan memiliki karyawan yang berkualitas dan langsung berdampak pada produktivitas perusahaan.

Ketika produktivitas meningkat, dampaknya adalah pada kredibilitas perusahaan serta keuntungan yang diraup perusahaan.

  • Acuan Sistem Remunerasi

Sistem remunerasi atau pemberian imbalan baik berupa gaji, bonus, dan tunjangan akan lebih tepat sasaran sesuai dengan kamus kompetensi yang dimiliki. Sehingga, perusahaan tidak akan menerima komplain dari karyawan soal remunerasi.

Untuk jangka panjang, karyawan dan komponen internal lainnya akan lebih loyal bekerja karena sudah mendapatkan hak mereka yang benar-benar sesuai dengan tugas pokok dan fungsinya masing-masing.

  • Pemilihan Pelatihan yang Tepat

Secara berkala, perusahaan membutuhkan banyak update wawasan supaya tetap bisa bersaing di dunia bisnis. Salah satu cara update adalah memberikan pelatihan yang tepat kepada karyawan.

Dengan adanya kamus kompetensi, pelatihan yang akan dipilih tentu lebih tepat sasaran. Karena sudah melalui penilaian yang dilakukan, dimana akan didapatkan hal apa yang perlu ditingkatkan dari sisi karyawan untuk menunjang produktivitas perusahaan.

Itulah ruang lingkup informasi yang perlu diketahui seputar kamus kompetensi SDM. Ternyata bukan sekedar kamus biasa, tapi punya nilai penting untuk membuat sebuah perusahaan menjadi lebih maju.

Slide1