Pengertian KPI – Penilaian kinerja sebuah perusahaan perlu dilakukan, salah satunya melalui evaluasi yang dilakukan pada kinerja karyawan. Salah satu cara yang dapat dilakukan adalah menyusun KPI karyawan. Apa itu KPI, kenapa harus menggunakannya, hingga apa manfaatnya bagi perusahaan dan karyawan itu sendiri?

Biar Anda tidak bingung, berikut ini penjelasan lengkapnya sebagai referensi ketika ingin menyusunnya untuk perusahaan Anda.

Pengertian KPI

Mungkin bagi sebagian orang, istilah ini masih kurang familiar. KPI yang merupakan singkatan dari Key Performance Indicator merupakan salah satu cara yang dilakukan untuk melakukan evaluasi dari kinerja karyawan serta menentukan sejauh mana efektivitas kerja masing-masing karyawan yang bekerja disana.

Kalau menurut Warren, KPI dijadikan alat ukur guna melakukan penilaian sejauh mana sebuah perusahaan atau organisasi bisa mencapai targetnya atau disebut juga visi strategis. Cakupannya adalah strategi yang digunakan perusahaan secara terstruktur dan dilakukan interaktif dan merupakan bagian dari strategi general perusahaan itu sendiri.

Latar Belakang Penyusunan KPI

Kenapa perlu dilakukan penyusunan KPI? Ada dua latar belakang utamanya, pertama adalah untuk menilai kondisi terkini dari perusahaan, sehingga bisa disimpulkan apakah kondisi tersebut bisa menunjang pencapaian target jangka pendek dan jangka panjang.

Kedua, perlunya tindakan konkret ketika perusahaan mengalami masalah. Supaya dapat menuntaskan masalah tersebut dengan baik, melibatkan pihak yang kompeten di bidangnya untuk membantu realisasi tindakan tersebut.

Oleh karena itu, disusunlah sebuah KPI perusahaan yang turunannya adalah KPI untuk setiap divisi kerja hingga untuk masing-masing karyawan sesuai tugas dan fungsi masing-masing.

Unsur Penting KPI

KPI yang tepat itu disusun dengan melibatkan unsur-unsur penting di dalamnya. Setidaknya ada lima unsur penting yang biasa dikenal dengan SMART. Apa itu SMART?

• Specific

Kalau dalam bahasa Indonesianya disebut unsur spesifik, artinya ada rincian yang jelas dalam sebuah indikator penilaian kinerja. Sehingga saat dilakukan penilaian, akan memudahkan mencari hasil yang tepat.

• Measurable

Dalam menentukan KPI harus ada ukuran yang jelas, kemudian bisa pula dipertanggungjawabkan akurasi ukuran tersebut. Gunanya agar saat pihak manajemen perusahaan atau pimpinan organisasi dapat menentukan keputusan lebih tepat tanpa gambling atau ragu-ragu.

• Achievable

Berhubungan dengan pencapaian dari target yang sudah ditentukan sebelumnya, biasanya pada tahap perencanaan rutin perusahaan. Disini akan dinilai sejauh mana pencapaian bisa didapat dalam rentang waktu tertentu.

Sebagai contoh, untuk perusahaan penjualan produk mobil tipe A menargetkan penjualan dalam satu tahun adalah 150 unit mobil. Pada akhir tahun tersebut atau paling lambat wal tahun berikutnya, dilihat apakah target tersebut dapat tercapai atau tidak.

• Relevant

Unsur berikutnya adalah kesesuaian antara strategi yang dipakai dalam menjalankan usaha dengan visi misi utama. Kalau sudah, tentu akan bisa terlihat jalur yang jelas pencapaian visi dan misi. Jika belum, maka harus dicarikan akar masalahnya untuk dicarikan solusi terbaik.

• Time Bound

Unsur terakhir adalah penentuan batas waktu dari pencapaian target perusahaan. Dengan begitu, akan sangat memudahkan untuk menilai, apakah dalam rentang waktu tertentu, target tersebut sudah bisa dicapai atau tidak. Sehingga dapat dilakukan evaluasi pencapaian target, untuk membuat target di masa berikutnya.

Jika lima unsur ini masuk dalam penyusunan KPI, maka hasilnya akan sangat membantu membuat perusahaan bertumbuh menjadi lebih baik dari waktu ke waktu. Tapi, memang harus dilakukan konsisten. Baik itu ketika perusahaan dalam kondisi sehat, apalagi saat dalam kondisi bermasalah.

Sehingga apapun yang terjadi, selalu bisa diantisipasi lebih cepat dengan upaya yang tepat dari berbagai pihak internal perusahaan. Goals nya adalah, perusahaan bisa terus berkembang dan eksis untuk jangka panjang.

Langkah Pembuatan KPI untuk Karyawan

Lantas bagaimana tahapan yang harus dilakukan untuk menyusun KPI karyawan perusahaan? Ini dia langkah-langkah untuk diaplikasikan.

• Penyusunan Tugas dan Fungsi dari Setiap Karyawan

Hal pertama yang perlu dilakukan adalah membuat tugas dan fungsi dari setiap posisi kerja di perusahaan atau dikenal juga dengan istilah job description. Dengan begitu, akan jelas apa saja posisi kerja yang dibutuhkan dan sejauh mana setiap posisi memberikan kontribusi kepada perusahaan.

Secara standar, dalam perusahaan ada divisi HRD, keuangan, operasional, produksi, penjualan. Akan berbeda jika perusahaan lebih kompleks dimana akan ada divisi lain yang harus tersedia.

• Memberikan Tanggung Jawab yang Tepat Pada Karyawan

Setelah menyusun job description, selanjutnya adalah memberikan tanggung jawab kerja tersebut kepada orang yang tepat, gunanya supaya kinerja masing-masing bisa berkontribusi positif pada kinerja perusahaan dan berujung pada pencapaian target bisnis yang sudah ditentukan.

• Memastikan apa Tujuan dari Menjalankan Perusahaan

Apa tujuan dari dibentuknya sebuah perusahaan, juga merupakan bagian dari penyusunan KPI. Dimana nantinya berdasarkan tujuan inilah bisa dievaluasi dan dinilai, sejauh mana karyawan sudah bekerja dengan mengacu pada tujuan tersebut.

• Membuat Key Performance Question

Disebut juga dengan pertanyaan-pertanyaan yang akan membantu menentukan penilaian terhadap kinerja karyawan. Pertanyaan dibuat detail dan spesifik sesuai dengan jabatan setiap karyawan.

Misalnya, untuk pertanyaan yang akan berujung pada pemahaman terhadap tugas masing-masing. Pada posisi manager keuangan “bagaimana upaya efisiensi anggaran agar keuntungan perusahaan dapat dimaksimalkan” bisa juga pertanyaan untuk divisi pemasaran “bagaimana strategi yang tepat untuk promosi produk di zaman sekarang”

• Melakukan Identifikasi Informasi Selengkap Mungkin

Mengumpulkan berbagai informasi yang berkaitan dengan KPI karyawan, mulai dari data karyawan itu sendiri hingga data perusahaan yang berhubungan dengan tugas dan tanggung jawab karyawan.

• Mencari Data Pendukung Informasi

Data pendukung juga harus dikumpulkan, misalnya data tentang kompetitor, tren usaha yang sedang berkembang saat ini, hingga kondisi demografi yang akan berkaitan dengan pencapaian target perusahaan.

• Durasi Penyusunan KPI

Penyusunan KPI setiap perusahaan akan berbeda-beda sesuai dengan kebutuhan dan perkembangan dunia usaha yang terjadi. Misalnya untuk divisi pemasaran dilakukan setiap bulan, karena selalu ada update soal promosi dan pemasaran sesuai kondisi di lapangan.

• Target KPI

Menentukan target dari pembuatan KPI karyawan, baik itu target untuk jangka panjang maupun jangka pendek. Dihubungkan dengan tujuan perusahaan, sehingga bisa terlihat sejauh mana karyawan memberikan dampak positif bagi perusahaan.

Manfaat KPI

Jika ingin perusahaan Anda tetap eksis dalam jangka waktu lama, pembuatan KPI penting dilakukan berkala. Supaya berbagai manfaatnya bisa dirasakan sepanjang waktu dan kinerja perusahaan dapat terus meningkat.

• Kinerja Terukur Jelas

Kinerja karyawan lebih terukur dengan adanya KPI, sehingga dapat dinilai mana karyawan yang sudah berfungsi maksimal dan mana yang butuh peningkatan performa. Selain itu, dari kinerja yang terukur maka penerapan rewards dan promosi dapat dilakukan dengan lebih tepat sasaran.

• Pemahaman Tugas dan Fungsi Lebih Maksimal

Setiap karyawan akan lebih paham soal tugas dan fungsi mereka di perusahaan, alhasil pekerjaan bisa tuntas sesuai target.

• Meminimalisir Penilaian Subjektif

KPI juga meminimalisir penilaian subjektif karena sosok karyawan, namun lebih objektif karena ada tolak ukur penilaian yang jelas.

• Bahan Referensi Pencapaian Tujuan Usaha

Hasil KPI dapat dijadikan referensi sejauh mana perusahaan sudah mencapai tujuannya.

Semoga informasi di atas membantu Anda untuk mengembangkan perusahaan dan memastikan pemilihan karyawan yang tepat di posisi tersedia. Mulailah gunakan KPI sekarang, dan rasakan manfaat hebatnya.

Bagi Anda yang ingin konsultasi mengenai pelatihan KPI, Yodhia Antariksa hadir untuk memenuhi kebutuhan Anda.

Hubungi kami:  +62 817-4823-235